Der Notartermin gilt vielen Käufern als Ziellinie. Tatsächlich ist er eher ein Stichtag, bis zu dem alles geklärt sein muss. Wer erst in den Tagen davor anfängt, Unterlagen zusammenzusuchen, riskiert Verzögerungen, Nachverhandlungen oder im schlimmsten Fall eine böse Überraschung nach der Beurkundung. Dabei lässt sich der Großteil der Probleme vermeiden, wenn man frühzeitig die richtigen Dokumente anfordert und systematisch prüft.
Warum Unterlagen so oft fehlen oder unvollständig sind
Eigentumswohnungen haben eine Besonderheit, die freistehende Häuser nicht teilen: Sie sind Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Das bedeutet, ein Teil des relevanten Schriftverkehrs liegt nicht beim Verkäufer, sondern bei der Hausverwaltung. Viele Verkäufer unterschätzen das und übergeben dem Käufer nur das, was in ihrer eigenen Schublade liegt. Wer ausschließlich auf den Verkäufer wartet, erhält häufig nur die Hälfte des Bildes.
Hinzu kommt, dass manche Dokumente jahrelang nicht aktualisiert werden. Eine Teilungserklärung aus dem Jahr 1994 ist formal noch gültig, enthält aber möglicherweise keine Regelungen zu Themen, die inzwischen rechtlich relevant sind. Das Wohnungseigentumsgesetz wurde zuletzt 2020 grundlegend reformiert, was bei älteren WEG-Dokumenten zu Lücken führen kann.
Diese Unterlagen gehören zur Grundausstattung
Für den Notartermin selbst braucht der Notar bestimmte Angaben, um den Kaufvertrag korrekt aufzusetzen. Dazu gehören:
- Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate), idealerweise beglaubigt
- Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung und allen Nachträgen
- Aufteilungsplan, aus dem hervorgeht, welche Flächen zur Wohnung gehören
- Aktueller Wirtschaftsplan der WEG und die letzten drei Jahresabrechnungen
- Protokolle der Eigentümerversammlungen der vergangenen drei Jahre
- Höhe der Instandhaltungsrücklage zum aktuellen Stichtag
Der Grundbuchauszug gibt Aufschluss über eingetragene Belastungen, Grundschulden oder Dienstbarkeiten. Steht dort noch eine Grundschuld der Bank des Verkäufers, muss geregelt sein, wie und wann diese gelöscht wird. Das ist kein Exotenfall, sondern bei finanzierten Wohnungen die Regel.
Was die Protokolle verraten, was der Verkäufer nicht sagt
Die Protokolle der Eigentümerversammlungen sind ein unterschätztes Dokument. In ihnen stehen Beschlüsse über geplante Sonderumlagen, Streitigkeiten innerhalb der Gemeinschaft, ausstehende Reparaturen oder Klagen gegen die WEG. Ein Käufer, der diese Protokolle nicht liest, kauft die Vergangenheit der Gemeinschaft mit, ohne von ihr zu wissen.
Ein konkretes Beispiel: In einer Versammlung im Vorjahr wurde beschlossen, das Dach für 180.000 Euro zu erneuern, wovon 40.000 Euro auf die einzelnen Eigentümer umgelegt werden sollen. Ist die Instandhaltungsrücklage nicht ausreichend, wird der neue Eigentümer zur Kasse gebeten, obwohl er an dem Beschluss nicht beteiligt war. Das ist rechtlich zulässig, weil die Zahlungspflicht an die Einheit, nicht an die Person gebunden ist.
Wer solche Risiken konsequent aufdecken will, kann dafür strukturierte Verfahren nutzen. Immobilien systematisch prüfen lässt sich heute auch digital, indem Dokumente nach definierten Kriterien ausgewertet werden, bevor man sich zum Kauf verpflichtet.
Energieausweis und Baupläne: Pflicht und Praxis
Der Energieausweis ist seit der Energieeinsparverordnung Pflicht und muss spätestens bei der Besichtigung vorliegen. In der Praxis wird er oft erst kurz vor dem Notartermin nachgereicht. Käufer sollten darauf achten, ob ein Bedarfs- oder ein Verbrauchsausweis vorliegt. Der Bedarfsausweis basiert auf bauphysikalischen Berechnungen und ist aussagekräftiger als der verbrauchsbasierte Wert, der stark vom Heizverhalten der Vormieter abhängt. Wer sich für die energetische Zukunft der Wohnung interessiert, findet auf Solaranlage Hintergrundwissen zu Möglichkeiten der eigenen Energieversorgung.
Wohnflächenberechnung ist ein weiterer Stolperstein. Nicht selten weicht die im Exposé genannte Fläche von der urkundlich festgelegten ab. Das kann an unterschiedlichen Berechnungsmethoden liegen, hat aber direkte Auswirkungen auf den Kaufpreis pro Quadratmeter. Die DIN 277 und die Wohnflächenverordnung kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen, und viele ältere Grundrisse wurden nach keiner der beiden Normen erstellt.
Unterlagen vom Verwalter direkt anfordern
Für die WEG-spezifischen Dokumente empfiehlt sich ein schriftliches Anforderungsschreiben direkt an die Hausverwaltung. Viele Verwaltungen stellen eine sogenannte Verwalterauskunft aus, die den aktuellen Stand der Rücklage, offene Forderungen gegen die Einheit und geplante Maßnahmen zusammenfasst. Für diese Auskunft wird häufig eine Gebühr von 100 bis 300 Euro fällig, die in der Regel der Käufer trägt. Sie lohnt sich trotzdem, denn sie ist verbindlicher als mündliche Zusagen des Verkäufers.
Was Käufer selbst mitbringen müssen
Nicht nur die Verkäuferseite ist in der Pflicht. Auch Käufer müssen zum Notartermin konkrete Unterlagen vorlegen:
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass
- Finanzierungsbestätigung der Bank, falls der Kauf nicht aus Eigenmitteln erfolgt
- Steueridentifikationsnummer (für die Grunderwerbsteuer)
Kaufen mehrere Personen gemeinsam, müssen alle anwesend sein oder eine notarielle Vollmacht erteilt haben. Eine privatschriftliche Vollmacht reicht hier nicht aus.
Finanzierungsunterlagen rechtzeitig klären
Banken brauchen je nach Institut zwei bis vier Wochen, um ein verbindliches Darlehensangebot zu erstellen. Wer erst nach dem Notartermin mit der Finanzierung anfängt, sitzt zwischen den Stühlen. Der Kaufvertrag ist dann zwar beurkundet, aber ohne gesicherte Finanzierung droht ein teures Rücktrittszenario. Einige Notar-Standardverträge sehen Rücktrittsfristen von nur zwei bis drei Wochen vor.
Wer alle Unterlagen beisammen hat und strukturiert vorgeht, erlebt den Notartermin als das, was er sein soll: eine Formalie, die einen bereits gründlich vorbereiteten Kauf besiegelt.
